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招标采购项目管理方案制定

来源: 作者: 发布日期:2017-04-02 17:41:14

 摘要:

招标采购工程管理方案是在招标采购规划阶段通过对招标采购的需求、目标及技术特点、经济特性、管理特征等进行分析,依据有关法律政策、技术标准和规范,编制的定义明确、要求清晰,可操作性强的招标管理总体规划.编制招标采购工程管理方案,必须综合考虑质量标准的设定.首先,合理的设定质量标准是工程管理实施的基础;其次,任何一个项目的实施都必须考虑经济性问题,采购成本的高低将直接影响到项目的经济性,这就要求在坚持质量标准和互惠互利的前提下,应尽可能降低采购成本.同时,又要兼顾效率,遵守公平公正、回避利益冲突原则及道德标准.
1.熟悉项目
主要是对项目概况、背景、招标对象、工程承发包模式及合同等进行全面的了解并为编制提供基础依据.
2.招标采购需求分析
通过宣贯、合同交底、交流、专题会等形式,获取有关建设项目总体规划信息,包含目标、任务、范围、施工进度分解、难点分析及对策.
3.确定招标采购目标重点和任务
3.1质量目标
严格按照国家法律法规、合同约定和技术规范书等确保采购设备材料满足设计要求,注重质量指标判别,以期配合建设项目整体目标实现,进一步强化质量保修、检验、监造、缺陷处理、责任划分等受控.
3.2成本目标
严格按照制度与流程执行概算,建立失控处置办法,如:编制应急计划和替代方案;设置后备费用和后备时间,用于应付由于经济、技术、管理等因素造成的风险;风险报告与响应等,以确保经济高效采购.
3.3进度目标
严格执行审批后的工程进度及招标采购进度计划,履行调整审批手续,加强偏差管理,优化进度实施.
4.编写招标采购工程管理配套计划
招标采购工程管理配套计划是招标采购工程管理方案的重要组成部分,是依据招标采购目标重点、任务及实施思路细化成的具体实施方法,主要包括:质量与进度计划、组织保障及人力资源计划、成本费控计划、合同规划、沟通及风险防范计划等.
4.1招标采购的质量与进度计划
(1)充分利用因果分析图从人、机、料、法、环、计等方面进行分析,把各种影响因素与质量问题关联起来,分析产生原因,有针对性地制定计划与策略.在制定技术规范和合同条款时要充分考虑质量的重要性,采用资格预审招标方式,加强采购项目过程质量管理.
(2)分析工作先后关系及招标工作排序,依据项目采购特点及时间要求、限制与约束条件,应用相关工具(如:关键路径法、甘特图),根据招标采购工作内容的分解,确定各项工作的先后顺序,估计各项工作的利用时间及进度,各管理因素相互关系的平衡.特别是注意招标货物的国外、国内时限、保险、运输的安排.
4.2招标采购的组织保障和人力资源计划
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依据招标采购进度计划,针对工作内容,识别记录项目角色、职责,组建团队,进行WBS任务分解,合理配置,明确招标采购各阶段人员责任并形成矩阵表,通常配置项目经理、招标、造价、技术等方面人员,不要忽略了提前做好人力资源需求梳理与申报.
4.3招标采购的成本费用控制计划
招标采购活动是控制成本的重要途径.通过制度建设、流程控制、合约规划指导生成采购费用计划,实现采购计划的成本管控,在编制标底和定标时需要比较标底价、中标价与合约规划金额,以判断标底价和中标价是否合理,合约规划是否要进行调整;通过把合约规划与采购计划相对应,就能及时反应采购金额是否和预期目标有偏差,从而有效地控制项目成本,将费用风险降到最低.成本费控分析管理工具和方法众多,如:成本费用偏差分析表、费用计划曲线等,但工程实践中常采用赢得值曲线法,即:计划工作时间预算费用(BCWS),已完工作预算费用(BCWP),已完工作实际费用(ACWP)曲线.
4.4招标采购的沟通及风险防范计划
(1)识别利益相关方,分清内、外部划分,登记角色在招标采购过程中的份量、所持态度及影响程度并编制利益相关方矩阵,有针对性地制定沟通技巧与策略.
(2)确立沟通原则,通常先关注业主,共享核心信息,进行沟通培训,提高沟通能力,使发送的信息清晰、完整、没有歧义.信息发送者有责任确保信息被正确地理解,信息接收者有责任确保完整接收和正确地理解信息.
(3)建立双向沟通机制,掌握沟通技巧,恰当使用正式沟通与非正式沟通、垂直沟通和水平沟通的方式.特别要利用好项目进展的里程碑节点、关键活动、有影响的结果等协调沟通.
(4)定期对沟通计划和沟通程序进行评估和调整;利用现有的沟通方法和工具,如:工程信息集成系统、电子邮件、视频会议、书面文件、QQ、OA、微信,增强项目团队内、外部信息传递.
(5)通常采用风险分解结构表与风险应对措施表来管理招标采购项目中的风险.编制时,收集风险信息,辨识确定风险因素,工程实践中重点关注时间、质量、范围、费用控制、进度等,运用各种控制手段,根据风险因素发生的概率和损失量,确定风险量,采用风险定量分析法进行分级预警,最好能建立风险库.
 
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